A veces consideramos como obvias muchas de las herramientas que aparecen como novedades en el mundo de la gestión; y es en ese sentido que, hace un tiempo atrás, apareció en Japón, haciendo mucho ruido, la gestión de las 5S, que son herramientas comportamentales y de gestión que pasaron de la cultura de la sociedad Japonesa a la implementación en las empresas.
En sí, las 5S es una herramienta magnífica en lo que respecta a la gestión de espacios ( tanto sean espacios reales o virtuales), poseen un orden preciso de aplicación y son de fácil implementación.
Se denomina 5S por su sigla en Japonés que significan:
- Seiri (Clasificación) --> Separar los elementos innecesarios, eliminando lo inútil.
- Seiton (Orden) -->Organizar los elementos de acuerdo a la frecuencia de utilización.
- Seisō ( Limpieza)--> Limpiar los espacios de trabajo, eliminando los elementos del espacio de trabajo que no sean necesarios o frecuentemente utilizados.
- Seiketsu ( Normalizar) --> Señalar anomalías, establecer normas de orden.
- Shitsuke (Mantener la Disciplina)--> Mejora continua, fomentando la aplicación permanente del orden.
Etapas
Es fundamental implantarlas mediante una metodología rigurosa y disciplinada.
Se basan en gestionar de forma sistemática los elementos de un área de trabajo de acuerdo a cinco fases, conceptualmente muy sencillas, pero que requieren esfuerzo y perseverancia para mantenerlas.
1ª Etapa –>Clasificación (seiri): separación de elementos innecesarios
Es la primera de las cinco fases. Consiste en identificar los elementos que son necesarios en el área de trabajo, separarlos de los innecesarios y desprenderse de estos últimos, evitando que vuelvan a aparecer. Asimismo, se comprueba que se dispone de todo lo necesario.
El objetivo particular de esta etapa es aprovechar lugares despejados.
2ª Etapa –> Orden (seiton): situar necesarios
Consiste en establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse los materiales necesarios, de manera que sea fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos y reponerlos.
3ª Etapa –> Limpieza (seisō): suprimir suciedad
Una vez despejado (seiri) y ordenado (seiton) el espacio de trabajo, es mucho más fácil limpiarlo (seisō). Consiste en identificar y eliminar las fuentes de suciedad, y en realizar las acciones necesarias para que no vuelvan a aparecer, asegurando que todos los medios se encuentran siempre en perfecto estado operativo. El incumplimiento de la limpieza puede tener muchas consecuencias, provocando incluso anomalías o el mal funcionamiento de la maquinaria.
4ª Etapa –> Estandarización (seiketsu): señalizar anomalías
Consiste en detectar situaciones irregulares o anómalas, mediante normas sencillas y visibles para todos.
Aunque las etapas previas de las 5S pueden aplicarse únicamente de manera puntual, en esta etapa (seiketsu) se crean estándares que recuerdan que el orden y la limpieza deben mantenerse cada día.
5ª Etapa –> Mantenimiento de la disciplina (shitsuke): seguir mejorando
Con esta etapa se pretende trabajar permanentemente de acuerdo con las normas establecidas, comprobando el seguimiento del sistema 5S y elaborando acciones de mejora continua, cerrando el ciclo PDCA (Planificar, hacer, verificar y actuar) . Si esta etapa se aplica sin el rigor necesario, el sistema 5S pierde su eficacia.
Esta filosofía / “herramienta” / permite optimizar los tiempos de las actividades, evitando los tiempos muertos por búsqueda de elementos de trabajo, facilitando la limpieza, generando bienestar mental, y reduciendo el riesgo de accidentes causado por elementos que obstruyan el paso.
Fuentes: 5S Orden y Limpieza en el puesto de Trabajo. F. Rey Scaristán – Wikipedia.
